Dé perfecte begeleidende mail voor je sollicitatie

Het komt tegenwoordig steeds vaker voor dat je als sollicitant te maken krijgt met een vacaturesite van de organisatie waar je wilt solliciteren of van een grote vacaturesite die de sollicitaties weer doorstuurt aan die organisatie. Met één klik op de solliciteerbutton kan je je gegevens invullen en je motivatie en cv uploaden.

Maar dit is nog niet bij elke organisatie het geval. In dat geval kan je je sollicitatie meestal insturen via een e-mail. In de vacaturetekst staat dan aan welk e-mailadres je je sollicitatie kan richten. Hoe je dat het beste aanpakt kan je lezen in dit blogartikel. Wij geven je tips om een perfecte begeleidende e-mail bij je sollicitatie te sturen.

Wat is een begeleidende mail bij je sollicitatie?

Voor de duidelijkheid: dit blogartikel gaat niet over een sollicitatie e-mail, waarbij je je motivatiebrief kopieert en plakt in je e-mail. En vervolgens je cv als bijlage toevoegt.

We hebben het hier over een begeleidende e-mail waaraan je je motivatie en cv als bijlage toevoegt. Op deze manier blijft de opmaak van je motivatiebrief netjes en kan je door een korte e-mail hopelijk de interesse wekken van de ontvanger.

Tips voor het schrijven van een begeleidende mail

1. Schrijf een goede motivatiebrief en cv

Dit is uiteraard de eerste en hele belangrijke stap. Zorg ervoor dat je motivatiebrief en je cv aansluiten op de openstaande vacature. Lees de vacaturetekst goed door, bekijk de website van de organisatie en haal de belangrijkste punten hieruit. Het is belangrijk dat de organisatie de gevraagde kennis en kwaliteiten in jouw motivatie en cv terugzien.

Je motivatie en cv moeten er netjes uit zien en foutloos zijn geschreven. Als laatste is het belangrijk om de documenten een duidelijke naam te geven zodat de ontvanger direct weet wat het is. Zorg ervoor dat jouw naam ook in het onderwerp staat. Dus bijvoorbeeld ‘sollicitatiebrief-naam.pdf‘ en ‘cv-naam.pdf‘.

2. Gebruik een professioneel e-mailadres

Met een professioneel e-mailadres bedoelen we een e-mailadres met bij voorkeur je voor- en achternaam. Dus geen gekke dingen als hottie.28.sun@blabla.com of pipdesuperhond@blabla.com. Dit soort e-mailadressen zijn leuk als je jong bent of voor privégebruik, maar je kunt ze beter niet gebruiken om je sollicitatie in te sturen. Heb je alleen zo’n e-mailadres? Dan is het nu tijd om een nieuwe mail aan te maken.

3. Onderwerp van de begeleidende e-mail

Zet in het onderwerp van je e-mail dat je solliciteert naar een openstaande functie, het eventuele vacaturenummer en je naam.

Voorbeelden:

Onderwerp: Sollicitatie Planner – Jack de Vries

Onderwerp: Sollicitatie Intercedent (vacaturenummer 112233) – Lia Nagtegaal

4. Schrijf je e-mail

Aanhef

Het is belangrijk dat je professioneel bent. Het is immers toch een sollicitatie. Een e-mail geeft toch vaak het gevoel dat het allemaal wat informeler mag, maar dat is niet het geval bij het insturen van je sollicitatie. Richt je e-mail aan de persoon die in de vacaturetekst staat. Staat er geen naam bij het e-mailadres, maar wel een contactpersoon die je kan bellen met eventuele vragen? Richt dan je e-mail aan die persoon. Staat er helemaal geen naam bij? Hou de aanhef dan algemeen. Als het goed is, heb je een idee van de organisatie door het lezen van de vacaturetekst en de website. Je kan zelf het beste inschatten of je de aanhef met ‘geachte of beste….’ kan starten.

Eerste zin

In de eerste zin geef je aan dat je solliciteert naar de openstaande functie. Dit kan op verschillende manieren:

• “Hierbij solliciteer ik naar de functie van planner.“
• “Mijn passie ligt bij de gezondheidszorg en mensen dat steuntje in de rug bieden die ze nodig hebben, daarom stuur ik graag een open sollicitatie voor praktijkondersteuner.“
• “Mensen matchen met de juiste baan is wat ik het allerliefste doe, vandaar mijn sollicitatie naar de functie van intercedent.“
• “Naar aanleiding van ons leuke telefonische gesprek van vanochtend heb ik besloten te solliciteren naar de functie van communicatieadviseur.“
• “Een vriend van mij wees mij op de leuke vacature van dierenverzorger.“

Er zijn uiteraard nog veel meer opties mogelijk. Je kan hierin creatief zijn, maar blijf wel professioneel. Als je al contact hebt gehad met de contactpersoon, vergeet dat dan zeker niet te vermelden in zowel je e-mail als je motivatiebrief. Hij of zij zal jou sneller herinneren als dit wordt gelezen. Je hoeft in de e-mail niet aan te geven waarom je solliciteert, dit staat als het goed is in je motivatiebrief.

Verwijzing bijlage

Vervolgens verwijs je naar je bijlage. Voorbeelden:

• Ik verwijs u graag naar de bijgevoegde motivatiebrief en cv.
• In de bijlage vindt u mijn motivatiebrief en cv.

Afsluitende zin

En daarna komt een afsluitende zin. Bedank eerst de lezer en vervolgens geef je aan dat je hoopt dat het tot een sollicitatiegesprek zal leiden.

• Bedankt dat u de tijd heeft genomen om mijn e-mail te lezen. Ik hoop spoedig een reactie van u te ontvangen.
• Bij voorbaat dank voor uw tijd. Ik hoop mijn motivatie verder met u te mogen bespreken in een gesprek.

Afsluiting

Dan is het tijd voor de afsluiting. Hiervoor kan je het volgende gebruiken:

• Met vriendelijke groet (formeel)
• Hartelijke groet
• Vriendelijke groet

Sluit af met je volledige naam, telefoonnummer en link naar je LinkedIn-pagina.

Voorbeeld begeleidende mail

Hieronder vind je een goed voorbeeld van een sollicitatiemail:

Onderwerp: Sollicitatie Communicatieadviseur (vacaturenummer 1002) – Jim Hendriks

Beste mevrouw Jansen,

Creativiteit en schrijven! Dat is wat ik lees in de vacature van communicatieadviseur. Dit zijn woorden die op mijn lijf staan geschreven, daarom solliciteer ik graag naar deze functie.

In de bijlage vindt u mijn video-sollicitatie en cv.

Ik wil u bij voorbaat hartelijk dank voor het nemen van de tijd om deze te bekijken en te lezen en hoop dat dit voldoende aanleiding geeft om mij uit te nodigen voor een gesprek.

Hartelijke groet,

Jim Hendriks
06-12345678
Link naar LinkedIn-pagina

Checklist voordat je je sollicitatie verstuurt

1. Voeg je documenten toe

Misschien overdreven om deze stap helemaal te benoemen, maar hoe vaak is het jou al overkomen dat je een mail hebt verzonden zonder bijlagen? Juist. Waarschijnlijk best wel een paar keer. Normaal niet zo erg, maar als je solliciteert wil je dit liever niet.

2. Check de mail die je geschreven hebt

Voordat je je sollicitatie mail gaat verzenden lees je deze nog een keer rustig door. Zijn de zinnen in correct Nederlands geschreven? Heb je je motivatie en cv bijgevoegd? Is het e-mailadres van de ontvanger correct? Staan er geen gekke dingen in?

Om het helemaal zeker te weten kan je de mail ook eerst naar jezelf sturen om te beoordelen hoe deze eruit ziet als ontvanger.

3. Versturen maar

Heb je alles goed gecheckt? Dan kan je je mail met je sollicitatie versturen!