CV optimaliseren voor ATS-systemen: 10 slimme trucjes

Een ATS-systeem is een softwareprogramma die tegenwoordig steeds meer bedrijven gebruiken om een voorselectie te maken in kandidaten. Dat betekent dat als je jouw cv moet optimaliseert voor ATS-software, dat dat weleens zou kunnen betekenen dat je op de afwijsstapel belandt nog voordat een recruiter zijn ogen heeft laten vallen op je cv. In dit artikel leggen we uit wat ATS-systemen zijn, hoe het werkt en hoe jij voorbij het systeem kan komen, zodat je sneller wordt aangenomen.

Wat is een ATS?

Een ATS (Applicant Tracking System) is een sollicitatievolgsysteem die bedrijven gebruiken om hun HR- en sollicitatieprocessen te automatiseren. Zo kunnen ze middels de software eenvoudig een ‘werken-bij’ website genereren, vacatures plaatsen, sollicitanten screenen, automatische acties aanmaken (zoals uitnodigen of afwijzen van sollicitanten) en nog veel meer.

Hoe werken ATS-systemen?

Wanneer jij solliciteert kom jij in het ATS-pakket van het betreffende bedrijf terecht. Jouw cv zal automatisch ingelezen en gescand worden. Zo creëert het bedrijf als het ware een database aan kandidaten waaruit ze kunnen kiezen. Nadat je gesolliciteerd hebt wordt er tevens direct een relevantiescore gegenereerd op basis van jouw cv en de vacature waarop je hebt gesolliciteerd. Als je cv dus niet voldoende aansluit bij de vacature, dan krijg je een lagere relevantiescore. Dit kan als gevolg hebben dat je (al dan niet automatisch) wordt afgewezen.

Hopelijk zie je nu in waarom het essentieel is dat je je cv optimaliseert voor dergelijke systemen. Je kunt een fantastisch, inspirerend cv hebben, maar als deze niet voorbij het ATS-systeem komt, heb je er dus niks aan.

Als je eenmaal in het systeem staat, kunnen werkgevers als een soort zoekmachine zoeken op bepaalde trefwoorden. Staan deze trefwoorden niet in je cv, dan kom je niet bovenaan te staan. In zoverre werkt het vergelijkbaar met de zoekmachine van Google.

Hoe optimaliseer je jouw cv voor het ATS?

Hieronder hebben we een aantal tips opgenomen die je kan implementeren om je cv te optimaliseren voor ATS-systemen.

1. Verwerk trefwoorden uit de vacature in je cv

Eerder vermelde we al dat ATS-systemen als een soort zoekmachine werken. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de werkgever in zijn vacature heeft staan dat die zoekt naar een ‘enthousiaste’, ‘gemotiveerde’ en ‘communicatief vaardige’ kandidaat. Door vervolgens deze woorden ergens in je cv te verwerken (bijvoorbeeld je persoonlijk profiel), kun je ervoor zorgen dat jouw cv een hoge relevantiescore krijgt.

2. Gebruik natuurlijke zinnen

Een grote fout is om zinnen te schrijven waarvan je denkt dat het ATS-systeem ze verwacht te zien in je cv. Dit zal hoogst waarschijnlijk een averechts effect hebben. Het is raadzaam om gewoon te schrijven zoals je dat normaal ook zou doen.

3. Bedenk relevante trefwoorden voor jouw functie

Elke functie heeft wel een aantal belangrijke woorden die veel gebruikt worden. Het kenmerkt de functie en staat centraal binnen het werk. Voor een accountmanager zou dat bijvoorbeeld kunnen zijn:

• Relatiebeheer
• Omzetgroei
• Strategieën
• Klanttevredenheid
• Verkoopdoelstellingen

Dit zijn voorbeelden van trefwoorden die je in je cv zou kunnen verwerken om een betere score te krijgen. Uiteraard is het wel belangrijk dat je ze op natuurlijke wijze verspreid door je hele cv heen.

4. Gebruik geen ‘rare’ opsommingstekens

ATS-systemen kunnen over het algemeen alleen genummerde- en ‘bulletpoint’ opsommingen lezen en verwerken. Soms vinden sollicitanten het leuk om bijvoorbeeld vinkjes of andere opsommingstekens te gebruiken om op te vallen bij werkgevers, het probleem is dat het ATS hier niet mee om kan gaan.

5. Pas je cv aan per vacature/sollicitatie

Als je voor elke sollicitatie een hoge relevantiescore wil halen, dan zit er maar één ding op; je cv per vacature aanpassen. Als je zoveel mogelijk kans wil maken op een sollicitatiegesprek, dan is dat hoe dan ook een goede strategie. Op die manier zorg je er namelijk telkens voor dat jouw cv perfect aansluit bij de exacte zoekopdracht van de betreffende werkgever. Soms zullen het maar kleine aanpassingen zijn, maar toch heeft elk bedrijf zijn eigen, unieke eisen die in het cv weer naar voren zullen moeten komen.

6. Gebruik een bekend lettertype

Veel ATS-programma’s kunnen moeite hebben met ietwat onbekende lettertypen. Met name schreefletters, zoals Times New Roman, kan nog weleens lastig zijn. De letters kunnen niet goed gelezen worden, waardoor de inhoud van je cv niet optimaal gescand kan worden.

7. Vermijd spel- en grammatica fouten

Een cv zonder spelfouten zal überhaupt beter scoren bij werkgevers. Slordigheden vindt niemand leuk (ook software niet). Daarnaast is het een kleine moeite om de tekst van je cv te laten door een spellingscontrole heen te gooien. Het specifieke probleem dat zich voor kan doen bij ATS-software, is dat de software de intentie van het woord minder goed kan begrijpen.

8. Gebruik geen speciale tekens, tabellen of diagrammen in je cv

We hadden het eerder er al over dat je enkel de bekende opsommingen in je cv kon gebruiken. Ook andere tekens en symbolen (zoals pijpen en andere emoji’s) kun je beter niet in je cv opnemen. Een uitzondering zou kunnen zijn als je een LaTeX cv opstelt waar wiskundige formules in staan weergegeven.

Hetzelfde geldt voor afbeeldingen, tabellen of diagrammen. Deze kunnen niet goed geïnterpreteerd worden door de software, waardoor je relevantiescore automatisch daalt. Het is bijvoorbeeld prima om talen in een opsomming te zetten, in plaats van een hele talenkennistabel.

Een uitzondering is uiteraard de (pas)foto. Deze mag niet ontbreken als je solliciteert in Nederland. Op een Engels cv is het vaak af te raden om een foto op je cv te zetten.

9. Ga niet overboord met de lay-out van je cv

Natuurlijk is een creatief cv met een mooi ontwerp altijd een uitstekende manier om op te vallen en de aandacht van potentiële werkgevers te trekken. Het is echter wel belangrijk dat je hier niet in doorslaat. Een cv vol met grafische elementen kan een negatieve invloed hebben op de leesbaarheid.

10. Gebruik de taal van het bedrijf

Tot slot is het belangrijk dat je goed onderzoek doet naar het bedrijf waar je solliciteert. Probeer te achterhalen welke benamingen voor bepaalde functies ze gebruiken. Als het bedrijf bijvoorbeeld in de vacature vraagt om een ‘programmeur’ en jij hanteert op je cv de term ‘developer’, dan betekent dat natuurlijk in feite hetzelfde. Toch zal het absoluut niet goed zijn voor de score die gegenereerd wordt, omdat het simpelweg niet exact overeenkomt met de verwachtingen van de werkgever. Zorg dus dat je de correcte benaming in je cv gebruikt.

Over-optimaliseer je cv niet

Na het lezen van bovenstaande tips ben je wellicht geneigd om alles te implementeren. Het gevolg kan zijn dat je een soort ‘robot’ cv krijgt wat zeer moeilijk te lezen is, doordat de zinnen vol staan met trefwoorden. Dat is echter ook weer niet de bedoeling. Vermijd deze fouten bij het optimaliseren van je cv voor ATS:

1. Schrijf afkortingen voluit zodat ze te begrijpen zijn voor de software.
2. Prop je cv niet vol met trefwoorden en zoekwoorden uit de vacature.
3. Formuleer geen onnatuurlijke zinnen. Zorg dat ze goed en lekker lopen.
4. Gebruik geen schreefletters, zoals Times New Roman.
5. Gebruik geen iconen of emoji’s.
6. Sla je cv niet op in een ‘gek’ bestandsformaat. Hanteer Pdf of Word.

Gebruik een professioneel ontworpen template

De oplossing voor al je problemen is wellicht eenvoudiger dan je in eerste instantie zou denken. Ook bij Lerensolliciteren hebben speciale templates ontwikkeld die door ATS-software goed leesbaar is. Door een van onze cv-formats gebruik te maken, weet je in ieder geval zeker dat je cv op een heleboel onderdelen alvast de juist hokjes aanvinkt en een hogere relevantiescore krijgt toegewezen.

Een cv-template geeft je niet alleen houvast en structuur, het zorgt er ook voor dat alle belangrijke informatie in je cv aanwezig is en dat de onderdelen de goede naam hebben. Denk aan:

• Personalia
• Persoonlijk profiel
• Werkervaring
• Opleidingen
• Vaardigheden

Conclusie

Het optimaliseren van je cv voor ATS-systemen is dus noodzakelijk om niet direct op de afwijsstapel te belanden. Het belangrijkste advies is om voor je eigen functie na te gaan welke trefwoorden belangrijk zijn. Lees ook de vacature grondig door en zorg dat jouw cv op een natuurlijk wijze goed aansluit bij de verwachtingen van de potentiële werkgever of recruiter. Een professioneel cv-template zou je alvast veel werk uit handen kunnen nemen, omdat deze al geoptimaliseerd zijn.