Je CV en de AVG: Dit is wat je moet weten

Wanneer je solliciteert en je cv stuurt naar een bepaald bedrijf, detacheringbureau of uitzendbureau, dan gelden er natuurlijk bepaalde regels voor wat bedrijven met al deze gegevens mogen doen. In deze blog kijken we naar het effect van de AVG op het sollicitatieproces en in het specifiek hoe het van invloed is op het cv. Zo kijken we onder andere naar de bewaartermijn en wat bedrijven allemaal mogen doen met jouw gegevens.

De AVG in het kort

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet doe regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particulieren, bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese unie standaardiseert. De Engelse naam van de AVG is de GDPR (General Data Protection Regulation). Dankzij de AVG bestaat er slechts nog maar één privacywet in plaats van 28 verschillende nationale wetten.

De invloed van de AVG op cv’s

Dankzij de AVG hebben organisaties meer verantwoordelijkheden en de toezichthouder heeft meer bevoegdheden om ervoor te zorgen dat alle regels netjes worden nageleefd. Wanneer je solliciteert, dan stuur je doorgaans een cv met persoonsgegevens, zoals je voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en eventueel de foto. Doordat het bedrijf met persoonsgegevens te maken heeft, gelden de regels van de AVG. Dit betekent dat de bedrijven of organisaties hier zorgvuldig mee moeten omgaan. Zo moeten onder andere ervoor zorgen dat:

• Ze uitsluitend noodzakelijke informatie verzamelen.
• Dat de informatie veilig wordt opgeslagen.
• Ze transparant zijn voor wat betreft de gegevens die verzameld worden.
• De gegevens niet langer opgeslagen worden voor zover nodig is voor het beoogde doel.

Welke gegevens vallen onder de AVG?

Alle gegevens die tijdens de sollicitatieprocedure verzameld worden, vallen onder de AVG. Dat betekent dat de regels van de AVG van toepassing zijn en bedrijven met deze informatie zorgvuldig moet omgaan. Voorbeelden van gegevens zijn:

• Je cv en alle bijbehorende informatie.
• Je sollicitatie of motivatiebrief en alle bijbehorende informatie.
• Aantekeningen die tijdens het sollicitatiegesprek worden gemaakt.
• Informatie die in mailverkeer overlegd wordt.
• Informatie met betrekking tot assessments, screenings of medische keuringen.
• Psychologische onderzoeken.
• Etc.

Zoals je ziet valt er onderaan de streep toch vrij veel informatie onder de AVG. Hier moet goed en nauwkeurig mee worden omgegaan, zodat deze niet op straat belanden of in de verkeerde handen vallen.

Wat is het bewaartermijn van jouw cv en bijbehorende gegevens?

Een bedrijf mag jouw cv niet langer dan 4 weken bewaren na het einde van de sollicitatieprocedure. Dat betekent dat vanaf het moment dat je te horen krijgt dat je bent aangenomen of bent afgewezen, dat vanaf dat moment de teller van 4 weken begint te lopen. Wanneer het bedrijf of organisatie jouw cv langer wil bewaren, bijvoorbeeld voor een eventuele toekomstige functie, dan moeten ze hier uitdrukkelijk toestemming voor vragen. Als je deze toestemming verleend, dan mogen ze het cv maximaal nog één jaar bewaren.

Welke gegevens mogen opgeslagen worden?

Als je gaat solliciteren, dan mogen alleen de noodzakelijke informatie voor het beoogde doel worden verzameld. In dit geval houdt dat in dat alleen relevante informatie verzameld mag worden waarmee een recruiter of werkgever een inschatting kan maken hoe goed jij zal functioneren op de werkvloer en hoe goed jij binnen de organisatie past. Voorbeelden van dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld:

• Volledige naam
• Adres
• Woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Werkervaring
• Opleidingen
• Overige nuttige informatie, zoals cursussen, vrijwilligerswerk, etc.

Er zijn echter ook gegevens die niet verzameld mogen worden, zoals:

• BSN (tenzij je in dienst treedt).
• Identiteitskaart (tenzij je in dienst treedt).
• Medische informatie
• Religie
• Bijzondere persoonsgegevens, waaronder je foto.

Welke gegevens mag een uitzendbureau delen?

Wanneer je solliciteert via een uitzendbureau, dan is het de taak van de recruiter om voor jou een passende functie en werkgever te vinden. De normale gang van zaken is dat jij een cv opstelt en deze stuurt naar het uitzendbureau. Zij gaan vervolgens voor jou opzoek naar passende functies.

Wanneer een recruiter eenmaal een passende werkgever heeft gevonden, dan zal hij of zij graag het cv met deze potentiële werkgever willen delen. Dit mag uitsluitend als je hiervoor uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven.

In de praktijk zie je vaak dat uitzendbureaus en recruiters het cv anonimiseren. De reden hiervoor is tweeledig. Allereerst wordt het gedaan om discriminatie tijdens het sollicitatieproces tegen te gaan. Zo wordt de focus verlegd op de kwalificaties van de sollicitant in plaats van de afkomst. Een andere belangrijke reden is dat een geanonimiseerd cv de privacy van de sollicitant beschermt, aangezien persoonlijke gegevens niet direct gekoppeld zijn aan de sollicitant.

De verplichtingen van het bedrijf ten aanzien van jouw gegevens

Om alle regels van de AVG correct na te leven, hebben bedrijven en organisaties te maken met een heleboel verplichtingen, zoals:

• Kandidaten moeten ervan op de hoogte zijn dat er persoonsgegevens verzameld wordt.
• Enkel noodzakelijke informatie voor het beoogde doel mag verzameld worden.
• Gegevens moeten veilig opgeslagen worden. Dit vereist een solide (cloud)infrastructuur.
• Niet iedereen moet zomaar bij alle gegevens kunnen. Enkel medewerkers op de afdeling HR en personeelszaken mogen doorgaans gegevens van sollicitanten inzien.
• De gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is.

Welke rechten heb jij als sollicitant?

Als sollicitant heb je ook een aantal rechten waar je aanspraak op kan maken. Dit zijn jouw rechten als sollicitant ten aanzien van jouw cv-gegevens:

• Recht op inzage: Je moet te allen tijde een kopie kunnen opvragen van de persoonsgegevens die het bedrijf heeft verzameld. Deze moet vervolgens binnen een redelijk termijn verstrekt worden.
• Recht op vergetelheid: ‘Vergetelheid’ houdt in dat een organisatie de gegevens niet langer mag bewaren dan nodig is. Als je bijvoorbeeld bent aangenomen, dan heeft het geen zin meer om jouw cv in een bepaalde database te hebben. Deze moet dan vervolgens verwijderd worden.
• Rectificatie: Je moet te allen tijde je eigen gegevens moeten kunnen aanpassen of aanvullen.
• Beperking van verwerking: Je kunt aangeven welke specifieke gegevens je liever niet wilt laten verwerken.

Lees meer over jouw rechten als sollicitant op de website van de AP.

Moet je toestemming geven voor de verwerking van je gegevens?

Sommige sollicitanten nemen een dergelijke zin op in het cv:

“Ik geef toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in het cv”.

Dit is echter zeker niet verplicht en neemt in principe alleen maar kostbare ruimte in beslag op je cv. In principe zal in de algemene voorwaarden van het bedrijf altijd staan dat je automatisch akkoord gaat tot het verwerken van je gegevens. Enkel als je juist niet wil dat bepaalde gegevens verwerkt of opgeslagen worden is het verstandig om dit aan te geven. Dit zou eventueel ook al in de begeleidende mail kunnen. Je hoeft dus niet expliciet toestemming te geven.

Welke persoonsgegevens moet je in je cv opnemen?

Over het algemeen staan de volgende persoonsgegevens altijd op het cv:

• Volledige naam
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum

Indien relevant voor de betreffende functie, is het mogelijk om aanvullende informatie toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan je rijbewijs als je veel moet reizen voor je werk of gaat werken als (vrachtwagen)chauffeur.

Daarnaast wordt er nog steeds een heleboel overbodige informatie op het cv vermeld, zoals de burgerlijke staat, geslacht of het geloof. Dit zegt echter niks over jouw kwalificaties en kun je daarom beter weglaten.