secretaresse

De ouderwetse secretaresse die koffie haalt, kopietjes maakt en notuleert bestaat allang niet meer.

De moderne secretaresse/ secretarieel medewerker of managementassistente is de steun en toeverlaat van de manager. Om die reden zijn werkgevers veeleisender dan ooit.

De meeste secretaresses hebben tegenwoordig mbo of hbo- werk en denkniveau. Opvallen bij werkgevers is dan ook belangrijker dan ooit.

In dit artikel vind je een voorbeeld CV van een secretaresse/ secretarieel medewerker en laten we precies zien hoe jij kan uitblinken.

Wil jij tijd besparen en een baan-winnend CV maken? Gebruik dan onze Online CV Maker. Het is snel en gemakkelijk. Bonus: bij elk onderdeel staan tips van échte carrière-experts die jou ondersteunen bij het maken van je CV. Solliciteer met zelfvertrouwen! Bekijk onze 10+ bewezen effectieve CV templates en begin direct met het maken van jouw CV.

Voorbeeld CV secretaresse

Onderstaand vind je een voorbeeld van een CV als secretaresse/ secretarieel medewerker.

Gebruik dit curriculum vitae als houvast bij het opstellen van je eigen CV als secretaresse, directie assistent, managementassistente.

Vervolgens zullen wij dieper ingaan op de zaken die belangrijk zijn in een CV als secretaresse en waar je allemaal op moet letten.

Kijk ook eens naar:

Wat doet een secretaresse precies?

Als secretaresse heb je een zeer divers takenpakket. Zo ben je onder andere verantwoordelijk voor het agendabeheer, het ontvangen van gasten, het plannen en organiseren van reizen & vergaderingen, notuleren van besprekingen, (telefonisch) contact met klanten en nog veel meer. Je moet dus van veel markten thuis zijn.

Taken en verantwoordelijkheden van een secretaresse

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van een (directie)secretaresse, managementassistente of secretarieel medewerker zijn:

  • Het beantwoorden van de telefoon en het beoordelen van de aard, verzoek, doel en prioriteit van de inkomende telefoongesprekken.
  • Doorverbinden en doorverwijzen naar de juiste persoon binnen de organisatie.
  • Het beoordelen op doelmatige tijdsindelingen.
  • Maken van zowel interne- als externe afspraken.
  • Op tijd attenderen van het management of de directeur op de gemaakte afspraken.
  • Het ontvangen, screenen en beoordelen van inkomende stukken op belang en prioriteit met een correcte afhandeling.
  • Opmaken van concept- en/of platte teksten, opstellen en/of uitwerken van dictaten, brieven, e-mails, memo’s en mededelingen.
  • Het bijhouden van (elektronische) dossiers.
  • Het notuleren van vergaderingen en dit vastleggen in een vergaderverslag. Na goedkeuring distribueren naar belanghebbende partijen.

Dit is slechts een greep uit de taken van een secretaresse.

Bedenk goed dat de taken die jij in jouw CV opneemt, moeten aansluiten bij wat er in de vacature gevraagd wordt. Op die manier maak je de meeste kans om uitgenodigd te worden op sollicitatiegesprek.

Hoe maak je een goed CV als (directie)secretaresse?

We hebben een complete gids geschreven die stap-voor-stap beschrijft hoe je een baan-winnend CV maakt. Als je daarin geïnteresseerd bent, lees dan: “Hoe stel je een succesvol CV op?

Secretaresses zijn vaak échte duizendpoten. Jouw CV zal dat dus ook moeten uitstralen.

Gezien het feit dat opleidingen voor secretaresses vaak maar één tot twee jaar duren, is de concurrentie voor deze functies vaak wat hoger.

Daarnaast worden veel taken door middel van automatisering en software steeds meer uit handen genomen.

Dus, hoe val jij op bij werkgevers?

Je hebt een professioneel CV als secretaresse nodig die met kop en schouders boven de concurrentie uitsteekt!

Laten we per onderdeel bekijken hoe je dat het beste kan aanpakken.

Personalia

De contactgegevens die je op je CV moet vermelden zijn: je voor- en achternaam, adres (of woonplaats), telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum.

Uiteraard is het met name voor secretaresses belangrijk dat ze op tijd op werk komen en niet vaak te laat komen.

Als jij dicht in de buurt van het betreffende bedrijf woont, doe je er verstandig aan om jouw hele adres op je CV te vermelden.

Recruiters en werkgevers geven de voorkeur aan sollicitanten die dicht in de buurt wonen.

Daarnaast word je e-mail en telefoonnummer uiteraard gebruikt om contact met jou op te nemen voor een eventueel sollicitatiegesprek. Dubbelcheck deze dus even voor de zekerheid (het zou zonde zijn als je een uitnodiging mist).

Personalia

Adres
Hogeweg 5, 4033 CG, Lienden

Telefoon
+316 5898 3262

E-mail
r.vanzutphen@gmail.com

Geboortedatum
23-02-1993

Voorbeeld persoonlijk profiel secretaresse

Helemaal bovenaan je CV begin je normaal gesproken met een kort stukje over jezelf.

In 4-6 regels vertel je meer over jezelf (wie je bent en wat je kunt).

Aangezien dit als een van de eerste stukken gelezen wordt moet je het interessant maken voor een recruiter. Je wil namelijk wel dat de recruiter of werkgever de rest van je CV gaat lezen.

Maak dan ook nooit een droge opsomming van wat karaktereigenschappen, maar wees uniek en authentiek.

  • Wat zijn jouw sterke punten?
  • Waar kun jij beter dan anderen?
  • Wat vind je leuk om te doen?
  • Wat maakt jou nou écht jou?

Een voorbeeld van een persoonlijk profiel als secretaresse/ secretarieel medewerker kan er als volgt uitzien:

Profiel

Ik ben een betrouwbare, flexibele secretaresse met oog voor detail. Zo heb ik diverse secretariële werkzaamheden uitgevoerd, zoals het maken van interne en externe afspraken, afhandelen van correspondentie en het aanleggen van dossiers. MS-office kent voor mij geen geheimen.

Werkervaring als secretaresse

Als secretaresse ben je een moderne ondersteuner van het management of de directie. Je bent de spil in de organisatie die de agenda en inbox haarscherp in de gaten houdt en bijwerkt.

Jij bent de universele vraagbak van de organisatie en blust brandjes waar het nodig is. Dat doe je allemaal om de manager of directeur te ontzorgen. Uiteraard moet dit allemaal blijken uit jouw werkervaring!

Met jouw werkervaring wordt geprobeerd een inschatting te maken hoe goed jij de betreffende functie kan uitvoeren.

Het is dan ook belangrijk dat je goed aangeeft welke vaardigheden jij allemaal beheerst én wat je geleerd hebt tijdens jouw werk als secretaresse.

Het zou helemaal mooi zijn als je ook resultaten weet te benoemen.

Dus, wat heb jij bereikt? Heb je wellicht de efficiëntie van het bedrijf weten te verhogen of de klanttevredenheid verhoogd? Benoem dan met hoeveel % en in welke periode.

Werkervaring

Secretaresse, Geo Plus, Groningen
februari 2018 – Heden

Bij Geo Plus was ik de rechterhand van de locatiemanager, waarbij ik de manager optimaal en klantvriendelijk wist te ondersteunen. Werkzaamheden waren onder andere:

  • Vergaderingen organiseren en notuleren.
  • De betrokken partijen op de hoogte stellen van de actuele actiepunten.
  • Dagelijks contact met zowel interne als externe klanten en hun vragen altijd netjes afgehandeld.

Secretaresse, Van Opstal Mediation
mei 2015 – januari 2018

Bij Van Opstal Mediation hield ik mij voornamelijk bezig met het aannemen, verwerken en uitzetten van mediationopdrachten en met de administratieve afhandeling daarvan.

  • Telefonisch en e-mailcontact gevoerd met de betrokken partijen van het mediationproces.
  • Verwerken van relevante informatie in het geautomatiseerde meidiationvolgsysteem.
  • Opmaken en versturen van offertes, facturen en enquêteformulieren.

Starter of geen werkervaring?

Ben je pas afgestudeerd als secretaresse en heb je nog geen (of niet veel) relevante werkervaring?

In dat geval is het belangrijk dat je wat extra nadruk legt op jouw opleidingen.

Plaats jouw opleidingen daarom boven je werkervaring, zodat deze op een prominente plek in je CV staan.

Geef daarnaast bij je opleidingen een beschrijving van wat je allemaal hebt geleerd. Je kunt dit het beste doen met bulletpoints om het overzichtelijk te houden.

Tot slot raden we ook aan om eventuele stages in een apart kopje op je CV te plaatsen. Licht ook zeker toe wat je tijdens je stage allemaal voor werkzaamheden hebt uitgevoerd en wat je hebt geleerd.

Opleidingen & cursussen

Secretaresse is door het UWV officieel bestempeld als ‘uitstervend beroep’.

Dat betekent echter niet dat er geen hoop meer is voor de assistent.

Je moet jezelf onmisbaar maken.

Vermeld daarom altijd jouw gevolgde opleidingen en cursussen.

Als je een opleiding tot secretaresse hebt gedaan maar je kunt geen werk vinden, loont het altijd om wellicht een cursus te volgen. Hiermee kun jij je onderscheiden van de concurrenten.

Relevante cursussen voor op je CV als secretaresses zijn bijvoorbeeld:

  • Time management
  • Zakelijk Engels
  • Zakelijk Schrijven
  • Microsoft office
  • Communicatievaardigheden

Dit zijn namelijk allemaal vrij essentiële onderdelen van het vak.

Opleidingen

MBO Secretaresse (niveau 4), ROC, Nijmegen
2013 – 2015

Cursussen

Zakelijk Engels, Elyciotalen
2016 

Zakelijk Schrijven, BVO
2016

Vaardigheden secretaresses

Er zijn talloze vaardigheden die een goede secretaresse moet beheersen, maar welke vermeld je in jouw curriculum vitae?

Uiteindelijk wil je dat jouw CV zo goed mogelijk aansluit op de vacature. Hiermee maak jij namelijk de meeste kans om uitgenodigd te worden op sollicitatiegesprek.

Welke vaardigheden jij dus moet vermelden, hangt af van wat er in de vacature wordt gevraagd.

Misschien zoeken ze wel een stressbestendig iemand die met name ervaring heeft met het organiseren en plannen van internationale bijeenkomsten.

Maar het kan ook zijn dat ze een zorgvuldig iemand zoeken die uitstekend de agenda kan beheren.

Het is dus per sollicitatie afhankelijk welke vaardigheden jij in je CV moet vermelden.

Vaardigheden

  • Communicatief vaardig (schriftelijk & mondeling)
  • Telefoonstem
  • Klantgericht & integer
  • Samenwerken
  • Stressbestendig
  • Proactief
  • Zorgvuldig
Pro Tip: Wellicht heb jij een relevante vaardigheid waar niet per se om gevraagd wordt in de vacature. Uiteraard kun je deze dan alsnog gewoon vermelden! Bekijk ook andere vacatures om een idee te krijgen waar werkgevers over het algemeen naar opzoek zijn en bouw jouw CV hier omheen. 

Talen

Een werkgever is altijd geïnteresseerd in welke talen jij spreekt.

Al helemaal voor een functie als secretaresse die toch zeer waarschijnlijk met enige regelmaat op zijn minst een goed woordje Engels zou moeten kunnen.

Zeker als je bij een internationaal bedrijf gaat werken is het spreken van meerdere talen een grote pre.

Als je goed Engels spreekt is het dan ook aan te raden om talen op je CV te vermelden.

Talen

  • Nederlands (moedertaal)
  • Engels (vloeiend)
  • Duits (goed)
  • Frans (redelijk)

Extra onderdelen toevoegen voor een effectief secretaresse CV

Naast de standaard onderdelen die we hierboven hebben behandeld zijn er natuurlijk talloze “extra’s” die je aan je CV kunt toevoegen om extra op te vallen bij werkgevers.

Denk aan bijvoorbeeld vrijwilligerswerk, hobby’s en interesses, of misschien heb jij wel bepaalde projecten waar je trots op bent.

Als je bijvoorbeeld aan een teamsport doet en je neemt dit op als hobby, dan betekent dat dat je waarschijnlijk goed kan samenwerken in een team. Dat is natuurlijk altijd prettig voor een werkgever.

De opmaak van je secretaresse, directie assistent of managementassistent CV

Als secretaresse is het vanzelfsprekend dat jij secuur, nauwkeurig en punctueel bent.

Jouw CV moet dit dus ook uitstralen.

Een correct opgemaakt document zal dus jouw kansen om aangenomen positief beïnvloeden.

Gebruik hiervoor:

  • Bulletpoints: vermijd lange lappen tekst, maar maak een keurige opsomming.
  • Lettertype: Gebruik een professioneel lettertype, zoals Arial of Calibri.
  • Witregels: Zorg dat alle secties netjes van elkaar gescheiden zijn met een witregel.
  • Marges: Gebruik voldoende marges aan alle vier de zijden van je CV. Minimaal 1 centimeter.
  • Regelafstand: Zorg ervoor dat het niet lijkt alsof alle regels veel te dicht op elkaar staan. Gebruik een regelafstand van 1.15 of hoger.

Belangrijke randzaken voor je secretaresse CV

Een van jouw taken als secretaresse is het controleren en corrigeren van teksten op correcte spelling, onduidelijkheden in inhoud en grammaticale formulering

Onderzoek heeft aangetoond dat grammatica- en spelfouten door 80% van de recruiters als negatief wordt ervaren.

Zorg er dus voor dat je geen grammatica- en spellingsfouten in je CV hebt staan.

Laat desnoods je CV door een vriend of vriendin een keer nalezen zodat je zeker weet dat er geen foutjes doorheen glippen.

Gebruik een secretaresse CV template

Ben je niet zo handig met designprogramma’s als Photoshop en wil je liever geen dure grafisch ontwerper inhuren?

Wellicht kunnen wij je helpen.

Bij lerensolliciteren bieden wij 12+ bewezen CV-templates die het voor jou makkelijk maken om je te focussen op hetgeen dat écht belangrijk is: de inhoud.

Met onze templates hoef je je geen zorgen te maken over de ‘ongeschreven regels’. Daarnaast kun je bij elk onderdeel handige tips raadplegen die het opstellen van je CV een eitje maken.

Bekijk onze CV templates.

Voorbeeld CV als secretarieel medewerker—samenvatting

Zoals in het begin van dit artikel al naar voren kwam is een secretaresse tegenwoordig veel meer dan iemand die koffie rondbrengt.

Je moet van alle markten thuis zijn en een onmisbare schakel worden in de keten.

Dit moet in jouw CV terugkomen wil je opvallen bij werkgevers.