Sollicitatiegesprek optimaal voorbereiden: 10 cruciale tips

Gefeliciteerd! Je hebt de eerste stap genomen en overwonnen. Je zag een leuke en passende vacature. Je hebt je CV aangepast aan de openstaande vacature en een goede motivatie geschreven of opgenomen op video. Deze inspanningen waren niet voor niets. Je bent namelijk uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Dat is heel mooi nieuws! Maar direct ook wel een beetje spannend. Nu zal je live of, zoals ze dat ook wel zeggen, ‘face-to-face’ het gesprek aangaan met één of meerdere gesprekspartners, waarin je zal moeten laten zien dat jij het meest geschikt bent voor de baan.

Gelukkig kan je vooraf al veel doen om de spanning weg te nemen. In dit blogartikel geven we je 10 tips om je zo goed mogelijk voor te bereiden op je sollicitatiegesprek.

1. Onderzoek de organisatie

Het onderzoeken van de organisatie is de eerste stap. Dit heb je waarschijnlijk ook al gedaan toen je je sollicitatie ging schrijven/opnemen, zodat je je CV en motivatie hier goed op kon afstemmen. Dit ga je nu voor het sollicitatiegesprek weer doen. Check de website van de organisatie, lees de nieuwsberichten en kijk op de sociale mediakanalen. Denk er ook aan om de organisatie te zoeken via Google. Ten slotte kan je kijken of je binnen je eigen netwerk nog contacten hebt die bij de organisatie werken of gewerkt hebben.

Probeer zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Deze informatie kan je goed gebruiken als tijdens je sollicitatiegesprek wordt gevraagd waarom jij bij deze organisatie zou willen werken. Het antwoord op deze vraag kan je vooraf voor jezelf al formuleren. Ook het benoemen van de speerpunten van de organisatie (die meestal zijn beschreven in het jaarplan) laat zien dat je goed onderzoek hebt gedaan en dat je goed weet waar je het over hebt.

2. Onderzoek de functie

Ook dit punt heb je waarschijnlijk allang gedaan voordat je je sollicitatie schreef, maar voor je sollicitatiegesprek doe je het gewoon weer opnieuw. Lees de vacature nog eens heel goed door en haal voor jezelf alle belangrijke punten eruit. Zoals:

• Wat is het gevraagde opleidingsniveau?
• Welke ervaring zoeken ze?
• Welke kwaliteiten en vaardigheden zoeken ze?
• Wat zijn de aankomende projecten?

Zet dit voor jezelf allemaal op een rij, zodat je hiernaar kan verwijzen tijdens het sollicitatiegesprek.

3. Lees je in over je gesprekspartners

Dit klinkt misschien een beetje gek, maar het is goed om vooraf je gesprekspartners op te zoeken op bijvoorbeeld LinkedIn. Je kan bekijken wat hun functie is, hoelang ze al bij deze organisatie werken en wat ze voor deze baan hebben gedaan. Misschien werken ze er wel al 30 jaar en zijn ze telkens een stapje hoger op de ladder gekomen. Of wellicht hebben ze bij meerdere organisaties gewerkt en werken ze nu 1 jaar voor deze organisatie.

Bekijk ook hun vrijetijdsbesteding: zijn ze coach van een sportteam of doen ze vrijwilligerswerk? Zie je aansluiting met je eigen activiteiten of misschien hebben jullie in het verleden wel voor dezelfde werkgever gewerkt? Benoem dit dan vooral in je sollicitatiegesprek.

Weet je niet met wie je een sollicitatiegesprek hebt? Vraag dit dan vooraf. Het is goed om van tevoren te weten met wie je in gesprek gaat.

4. Vorm het sollicitatiegesprek

De meeste sollicitatiegesprekken vinden plaats bij de organisatie met 2 of meer gesprekspartners, maar tegenwoordig zijn er meerdere opties. Wat dacht je van een telefonische sollicitatie, een online sollicitatie, een speeddate of een carrouselgesprek. Het is goed om te weten wat voor soort gesprek je krijgt, zodat je je hier goed op kan voorbereiden. Als dit niet duidelijk is, vraag het dan vooraf aan de persoon die je de uitnodiging heeft verzonden.

5. Bedenk antwoorden op potentiële vragen

Bij dit punt ga je alles gebruiken wat je in de voorgaande vier punten hebt onderzocht. Je gaat mogelijke vragen bedenken die je in je sollicitatiegesprek kan krijgen en daarop ga je je antwoorden formuleren. Als je zoekt op internet kan je een hele waslijst aan vragen vinden die je tijdens een sollicitatiegesprek zou kunnen krijgen. Deze kan je goed gebruiken om te oefenen. Over onderstaande punten moet je zeker nadenken:

• Je krijgt in ieder geval bijna altijd de vraag waarom jij geïnteresseerd bent in deze functie bij deze organisatie. Hier kan je mooi je onderzoek naar de functie en de organisatie gebruiken. Zorg ervoor dat je in je antwoord belangrijke punten uit de vacature benoemt die matchen met jouw kwaliteiten en ervaringen.
• Een andere vraag die bijna altijd wordt gesteld is: vertel eens iets over jezelf… Dit is dus een vraag die je van tevoren goed kan oefenen. Dit kan je aan de hand van je CV doen, want daar hebben ze meestal toch een aantal vragen over.
• Zorg ervoor dat je alle eisen uit de vacature kan koppelen aan ervaringen. Als er bijvoorbeeld in de vacature staat dat ze iemand zoeken met leidinggevende ervaring, zorg er dan voor dat je duidelijk kan vertellen wat je leidinggevende ervaring is.
• Bedenk van tevoren welke moeilijke, ingewikkelde of uitdagende situatie je wilt delen tijdens het sollicitatiegesprek. Gesprekspartners willen graag horen hoe je met zulke situaties bent omgegaan en hoe je dit uiteindelijk hebt opgelost of wat je ervan hebt geleerd.
• Verdiep je ook eens in de STARR-methode. Dit is een techniek die veel werkgevers gebruiken tijdens een sollicitatiegesprek (zie hiervoor de blog: hoe gebruik je de STARR-methode in je sollicitatiegesprek?).
• Bedenk hoe je gaat reageren als je het antwoord op een vraag even niet weet of als de vraag niet helemaal duidelijk is voor je. Het is absoluut geen schande om te vragen om verduidelijking of om aan te geven dat je even over de vraag moet nadenken (lees hiervoor ook de blog: sollicitatievaardigheden inzetten tijdens je sollicitatiegesprek).
• Maak een lijstje van referenties met telefoonnummers. Wellicht krijg je deze vraag helemaal niet, maar het is goed om dit paraat te hebben als dat wel het geval is.
• In het eerste sollicitatiegesprek zullen jullie het waarschijnlijk niet direct over het salaris hebben. Toch is het goed om er even over na te denken voor het gesprek. Heel soms wordt er namelijk wel naar gevraagd. Het is dan goed dat je dit toch even goed op een rijtje hebt gezet. Weet dus wat je nu verdient en bedenk ook wat je redelijk zou vinden bij een nieuwe baan. Kijk goed naar het gemiddeld inkomen in Nederland om een goed beeld van je potentiële verdiensten te krijgen.

Wellicht dat ons artikel met de meest gestelde sollicitatievragen je al een eindje op weg kan helpen.

6. Bedenk je eigen vragen

Het is uiteraard geen eenrichtingsverkeer! Jij hebt natuurlijk ook vragen tijdens het sollicitatiegesprek. Schrijf deze voor jezelf op en neem deze mee naar het gesprek. Misschien worden deze vragen lopende het gesprek wel beantwoord, maar anders kan je ze gewoon stellen. Het is altijd leuk om je gesprekspartners te vragen hun dag te beschrijven in de rol waar je op solliciteert. Of te vragen naar de teamsamenstelling, de cultuur etc.

7. Oefenen

Dan is het tijd om je sollicitatiegesprek te oefenen. Dit kan je in eerste instantie zelf doen door je antwoorden hardop uit te spreken, bijvoorbeeld voor de spiegel. Het is echter ook aan te bevelen om dit te oefenen met een goede vriend/vriendin of een familielid. En dan wel met iemand die je kan voorzien van eerlijke feedback.

Focus op je antwoorden. Die moeten niet te lang zijn, maar wel goed antwoord geven op de vraag. Daarnaast is het goed om de focus te leggen op duidelijk spreken, niet te snel praten, lachen en of je hiermee je persoonlijkheid laat zien. Je wilt zelfverzekerd en open overkomen, dus kruis niet je armen over elkaar. Maak oogcontact met je gesprekspartner.

Oefen je sollicitatiegesprek meerdere keren. Het kost wat tijd en het klinkt misschien overdreven, maar als jij voor de 20e keer de vraag krijgt om te beschrijven waar jij wilt staan over vijf jaar, weten wij zeker dat je een heel goed en duidelijk antwoord kan geven.

Als je sollicitatiegesprek online of via de telefoon wordt gevoerd, oefen dan ook met de benodigde apparatuur qua beeld, geluid en lichtinval.

8. Controleer alvast de route

Stippel de route naar het sollicitatiegesprek alvast uit, zodat je niet op de dag van je sollicitatiegesprek voor verrassingen komt te staan.

• Hoelang doe je erover om op de plek van bestemming te komen?
• Kan je op de fiets? Of moet je met de auto?
• Hoeveel kans is er dat er file staat op dat tijdstip?
• Heb je voldoende benzine? Is de accu van je elektrische fiets opgeladen?
• Wanneer gaat de bus/tram/metro/trein? Zijn er geen werkzaamheden aan het spoor op die dag?
• Hoe laat moet je weg om ruim op tijd op het gesprek te verschijnen?

9. Leg je kleding klaar

Goede sollicitatiekleding kan je al een streepje voor geven ten opzichte van andere kandidaten. Bedenk op tijd wat je wilt dragen tijdens je sollicitatiegesprek. Wat past bij het bedrijf en de functie? Hier kan je meestal wel achter komen door foto’s te bekijken op de website en LinkedIn. Als je niet precies weet wat de dresscode is binnen de organisatie, kies er dan altijd voor om netjes en professioneel gekleed te gaan. Zorg ervoor dat je kleding schoon en gestreken is.

10. De dag van het sollicitatiegesprek

Op de dag van het sollicitatiegesprek hopen we natuurlijk dat je goed hebt geslapen, maar als je alle tips hierboven hebt gevolgd, ben je er helemaal klaar voor, dus zal het met die nachtrust ook wel goed zijn gekomen.

Bij voorkeur ben je vandaag vrij zodat je in alle rust aan je sollicitatiegesprek kan beginnen. Het is goed om wat tijd te nemen om aan je uiterlijk te besteden. Indien nodig: scheer jezelf, knip je nagels, doe je haar en zorg dat je schoenen niet vies zijn. Het is bewezen dat als je aandacht besteed aan je uiterlijk, je meer zelfvertrouwen voelt. En dat is precies wat je nodig hebt tijdens het gesprek.

Probeer je hoofd even helemaal leeg te maken voordat je aan het sollicitatiegesprek begint: maak een wandeling, fris jezelf even op, haal een paar keer diep adem of luister muziek. Dat kan voor iedereen verschillend zijn, dus kies iets wat voor jou werkt.

Conclusie

Probeer vooral niet te veel na te denken over je sollicitatie. Zie het als een simpel gesprek waarbij de ene partij meer te weten wil komen over de andere partij. Een goede voorbereiding is natuurlijk het halve werk, maar uiteindelijk is het niks meer dan een gesprek tussen 2 professionals. Maak het dus niet groter dan dat het is. Als je een afwijzing op je sollicitatie krijgt, dan zit er niks anders op dan opnieuw beginnen. Uit HR-statistieken blijkt dat een gemiddelde sollicitant 3 sollicitatiegesprekken nodig heeft voor één baanaanbod.